В такой ситуации, когда времени катастрофически не хватает, важно сосредоточиться на эффективном планировании и делегировании задач. Вот шаги, которые помогут вам организовать финальную подготовку к мероприятию:

1. Приоритизируйте задачи:

   Составьте список всех задач, которые необходимо выполнить, и оцените их важность и срочность. Выделите ключевые задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь.

2. Сформируйте зоны ответственности:

   Распределите задачи среди сотрудников и фрилансеров. Убедитесь, что каждый понимает свою роль и ответственность. Это поможет избежать путаницы и повысит эффективность работы команды.

3. Проведите финальный созвон:

   Запланируйте короткий, но содержательный созвон со всеми контрагентами. Обсудите ключевые моменты, подтвердите выполнение задач и уточните детали. Это поможет убедиться, что все на одной волне.

4. Подготовьте письма и протоколы:

   Напишите письма с инструкциями и протоколами поведения для всех участников проекта. Убедитесь, что информация ясна и доступна. Отправьте их сразу после созвона.

5. Сформируйте статус-план проекта:

   Создайте краткий статус-план, в котором отразите текущее состояние проекта, выполненные задачи и оставшиеся шаги. Это поможет вам и вашей команде быть в курсе прогресса.

6. Регулярно проверяйте прогресс:

   Установите короткие контрольные точки для проверки выполнения задач. Это поможет вам вовремя выявлять проблемы и вносить коррективы.

7. Сохраняйте спокойствие:

   Важно сохранять спокойствие и уверенность. Постарайтесь не поддаваться панике, так как это может негативно сказаться на вашей команде. Поддерживайте позитивный настрой.

Следуя этим шагам, вы сможете эффективно спланировать финальную подготовку к мероприятию. Главное — это четкое распределение задач и коммуникация с командой и контрагентами.