Вопрос касается делопроизводства и документации в организации. То, что вы описываете, называется "номенклатура дел". Это важный элемент системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в любой организации. Давайте разберем, что это такое и как она используется.

1. Определение номенклатуры дел:

   Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации. Она включает в себя указания на сроки хранения документов и оформляется в установленном порядке.

2. Цель номенклатуры дел:

   Основная цель номенклатуры дел – упорядочение и систематизация документооборота в организации. Это помогает в организации хранения документов, упрощает поиск необходимых бумаг и обеспечивает соблюдение сроков хранения.

3. Этапы составления номенклатуры дел:
   • Анализ документооборота организации. Изучаются все виды документов, которые создаются и поступают в организацию.
   • Классификация документов. Документы группируются по видам, функциям, срокам хранения и другим характеристикам.
   • Определение сроков хранения. Для каждого вида документов устанавливаются сроки хранения в соответствии с законодательными требованиями и внутренними нормативами.
   • Составление перечня. Все документы заносятся в перечень, который и становится номенклатурой дел.
4. Оформление и утверждение:

   Номенклатура дел оформляется в виде документа и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Это обеспечивает ее официальное использование в работе.

5. Использование в работе:

   После утверждения номенклатура дел используется для организации хранения документов, планирования их архивирования или уничтожения по истечении сроков хранения.

Таким образом, номенклатура дел играет ключевую роль в управлении документами и обеспечивает эффективное функционирование системы делопроизводства в организации.