Для группового учета библиотечных фондов поставочных средств в бухгалтерии используется картотека, которая помогает организовать и систематизировать информацию о фондах. Картотека может быть представлена в различных формах, в зависимости от требований учебного заведения и используемой учетной политики. Обычно она включает следующие элементы:

• Номер документа - уникальный идентификатор записи в картотеке.
• Название фонда - наименование книги, журнала или другого библиотечного ресурса.
• Автор - имя автора или редактора произведения.
• Издательство - название издательства, выпустившего фонд.
• Год издания - год, в котором была выпущена книга или другой ресурс.
• Количество экземпляров - общее количество имеющихся в библиотеке экземпляров данного фонда.
• Дата поступления - дата, когда фонд был принят на учет в библиотеку.
• Примечания - дополнительные сведения о фонде, такие как состояние книги, наличие подписки и т.д.

При ведении картотеки необходимо следовать определенным шагам:

1. Сбор информации - собрать все необходимые данные о поступивших фондах.
2. Заполнение картотеки - внести собранные данные в картотеку по установленной форме.
3. Периодическая проверка - регулярно проверять картотеку на актуальность информации и вносить изменения при необходимости.
4. Отчетность - формировать отчеты на основе данных картотеки для анализа состояния библиотечных фондов.

Таким образом, картотека является важным инструментом для учета библиотечных фондов, позволяя организовать информацию и обеспечить ее доступность для сотрудников библиотеки.