Для эффективного управления документацией в системе менеджмента качества (СМК) организация должна пройти несколько ключевых шагов. Давайте рассмотрим их подробнее:

1. Создать соответствующее структурное подразделение

   Организация должна определить, какое подразделение будет отвечать за управление документацией. Это может быть отдельный отдел или группа, которая будет заниматься вопросами, связанными с документами, включая их создание, хранение и обновление.

2. Определить соответствующий процесс

   Необходимо разработать и описать процесс управления документацией. Это включает в себя этапы создания, согласования, утверждения, распространения, хранения и утилизации документов. Каждый этап должен быть четко прописан, чтобы избежать путаницы и ошибок.

3. Разработать документированную процедуру

   На основе определенного процесса следует разработать документированную процедуру, которая будет содержать все необходимые инструкции и требования к документам. Эта процедура должна быть доступна всем сотрудникам, чтобы они знали, как работать с документацией.

4. Определить ответственность за документооборот

   Важно четко определить, кто в организации будет отвечать за различные аспекты документооборота. Это может включать назначение ответственных за создание, согласование, хранение и обновление документов, а также за контроль их использования.

Следуя этим шагам, организация сможет создать эффективную систему управления документацией, что является ключевым элементом системы менеджмента качества. Это поможет обеспечить соответствие стандартам, улучшить внутренние процессы и повысить общую эффективность работы.