В ситуации, когда возникают проблемы с соблюдением сроков и компетенциями членов команды, руководитель проекта может использовать документ под названием "Журнал проблем" (или "Реестр проблем").

Этот инструмент позволяет систематически отслеживать, фиксировать и управлять возникающими проблемами в проекте. Вот шаги, которые можно предпринять для его создания и использования:

1. Создание журнала проблем:
   • Определите формат документа: это может быть таблица в Excel, Google Sheets или специализированное программное обеспечение для управления проектами.
   • Создайте колонки для следующих данных: номер проблемы, описание проблемы, дата выявления, ответственный за решение, статус (открыта, в процессе, решена), дата решения и комментарии.
2. Регистрация проблем:
   • При возникновении проблемы любой член команды должен иметь возможность зарегистрировать её в журнале.
   • Важно подробно описать проблему, чтобы все участники проекта понимали её суть.
3. Назначение ответственных:
   • Руководитель проекта должен назначить ответственного за каждую проблему, чтобы обеспечить её решение в установленные сроки.
   • Ответственный должен быть компетентен в данной области, чтобы эффективно справляться с проблемой.
4. Мониторинг статуса:
   • Регулярно обновляйте статус каждой проблемы в журнале, чтобы команда была в курсе прогресса.
   • Проводите встречи для обсуждения открытых проблем и поиска путей их решения.
5. Анализ и выводы:
   • После решения проблемы анализируйте, что привело к её возникновению, и как можно избежать подобных ситуаций в будущем.
   • Документируйте уроки, извлеченные из каждой проблемы, чтобы улучшить процессы в команде.

Используя Журнал проблем, руководитель проекта сможет эффективно отслеживать и управлять возникающими трудностями, а также повышать общую продуктивность команды.