При проведении телефонных переговоров секретарем организации важно соблюдать ряд правил, чтобы обеспечить профессиональное и эффективное общение. Ниже перечислены основные правила:

• Не снимать трубку сразу: Рекомендуется выждать несколько секунд после первого звонка, чтобы убедиться, что звонок действительно предназначен для вас. Обычно достаточно подождать до пяти звонков, чтобы избежать случайных вызовов.
• Первый начать разговор: Секретарь должен первым представиться и начать разговор. Это помогает установить контроль над беседой и избежать лишних расспросов со стороны звонящего.
• Представление информации об организации: Необходимо сразу сообщить, откуда вы звоните, и кратко представить информацию об организации. Это создаст ясность и поможет звонящему понять, с кем он общается.
• Проявлять максимум внимания: Важно внимательно слушать звонящего, не перебивать его и проявлять интерес к его вопросам или проблемам. Это создает положительное впечатление и способствует более эффективному общению.
• Использовать вежливый и профессиональный тон: Важно сохранять вежливость и профессионализм в разговоре. Это включает в себя использование правильных формулировок и уважительное обращение к собеседнику.
• Записывать важную информацию: Необходимо делать заметки во время разговора, чтобы не упустить важные детали и обеспечить правильное понимание запроса звонящего.
• Завершение разговора: В конце разговора стоит подвести итоги, поблагодарить звонящего за обращение и уточнить, есть ли у него дополнительные вопросы.

Соблюдение этих правил поможет секретарю эффективно управлять телефонными переговорами и создавать положительное впечатление о компании.