Объем документооборота действительно является важным показателем для любой организации. Он позволяет оценить, насколько активно происходит обмен документами в течение определенного временного периода. Чтобы правильно определить объем документооборота, нужно учитывать несколько факторов.

1. Определение периода времени: Сначала необходимо выбрать период, за который будет производиться расчет. Это может быть месяц, квартал или год.
2. Сбор данных: Затем нужно собрать информацию о всех документах, которые были либо созданы, либо поступили в организацию за этот период. Это включает в себя:
• Документы, созданные внутри организации (например, отчеты, письма, внутренние документы).
• Документы, поступившие в организацию (например, входящие письма, контракты, счета).
• Документы, отправленные организацией (например, исходящие письма, предложения, отчеты).
3. Классификация документов: Разделите документы на категории, чтобы было легче анализировать объем и типы документооборота.
4. Подсчет документов: После классификации нужно подсчитать общее количество документов по каждой категории и в целом за выбранный период.
5. Анализ результатов: Наконец, проведите анализ полученных данных, чтобы понять, каков объем документооборота и какие документы наиболее часто используются.

Таким образом, объем документооборота выражается общим количеством документов, которые были созданы и поступили в организацию за определенный период времени. Это позволяет организации оценить свою эффективность и оптимизировать процессы управления документами.