При организации делопроизводства важно правильно классифицировать и хранить документы в зависимости от их сроков хранения. Документы делятся на два основных типа: постоянного и временного сроков хранения. Рассмотрим, как правильно помещать их в одно дело.

1. Определение сроков хранения:
   • Документы постоянного срока хранения – это те, которые должны храниться неопределенно долго, например, учредительные документы, бухгалтерские отчеты и т.д.
   • Документы временного срока хранения – это документы, которые имеют установленный срок хранения, после истечения которого они подлежат уничтожению, например, служебные записки, временные отчеты и т.п.
2. Классификация документов:
   • Перед помещением документов в одно дело, необходимо их тщательно классифицировать. Убедитесь, что все документы правильно отнесены к одной из категорий.
   • Следует учитывать, что смешивание документов с разными сроками хранения может привести к путанице и затруднениям в дальнейшем.
3. Создание отдельного дела:
   • Рекомендуется создавать отдельные дела для документов постоянного и временного хранения. Это позволит поддерживать порядок и упростит доступ к необходимой информации.
   • Если необходимо хранить документы вместе, убедитесь, что они четко разделены и помечены, чтобы избежать путаницы.
4. Обозначение сроков хранения:
   • На каждом документе или деле следует указывать срок хранения. Это поможет в будущем легко определить, когда документы могут быть уничтожены или должны быть переданы в архив.
   • Используйте специальные ярлыки или наклейки для обозначения сроков хранения.
5. Регулярный контроль:
   • Периодически проверяйте документы в делах. Это поможет вам следить за сроками хранения и своевременно утилизировать или архивировать временные документы.
   • Создайте график проверок, чтобы не забывать о необходимости контроля.

Таким образом, правильное размещение документов постоянного и временного сроков хранения в одном деле требует внимательности и системного подхода. Следуя вышеуказанным шагам, вы сможете организовать эффективное делопроизводство и избежать ошибок в будущем.