В данной ситуации есть несколько факторов, которые могли привести к превышению расходов по проекту. Давайте рассмотрим их подробнее.

1. Изменение цен на товары и услуги: В процессе подготовки к мероприятию цены на необходимые ресурсы могли вырасти. Это может произойти из-за сезонных колебаний, изменения рыночной ситуации или повышения цен у поставщиков. Поэтому важно следить за актуальными ценами на этапе подготовки.
2. Неучтенные расходы: Часто в смете не учитываются мелкие, но важные расходы, такие как доставка, налоги, дополнительные услуги или непредвиденные расходы. Рекомендуется закладывать в смету 2-3% на такие непредвиденные расходы, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем.
3. Ошибки в расчетах: Даже если сотрудница следовала инструкциям, возможны ошибки в расчетах. Это может быть связано с неправильным вводом данных, ошибками в формуле или неучетом каких-либо позиций. Поэтому важно перепроверить все расчеты и убедиться, что все позиции сметы учтены.
4. Неполное понимание инструкции: Возможно, молодая сотрудница не полностью поняла все нюансы инструкции по составлению сметы. Важно проводить обучение для сотрудников, чтобы они могли правильно применять знания на практике.

Для решения данной проблемы вам необходимо:

1. Пересчитать все позиции сметы и проверить, были ли учтены все расходы.
2. Сравнить актуальные цены на товары и услуги с теми, что были использованы в смете.
3. Добавить в будущие сметы резерв на непредвиденные расходы.
4. Провести анализ и, если необходимо, провести обучение для сотрудников по вопросам составления смет и учета расходов.

Таким образом, вы сможете избежать превышения бюджета в будущем и улучшить процесс планирования и реализации проектов.