Пояснительная записка - это документ, который используется для объяснения различных ситуаций или обстоятельств, связанных с выполнением служебных обязанностей. В данном контексте правильным будет следующее определение:

• Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта постановления, приказа и др.)

Теперь давайте рассмотрим, почему именно это определение является правильным:

1. Функция пояснительной записки: Пояснительная записка помогает прояснить детали и нюансы, которые могут быть не совсем ясны в основном документе. Она служит для более глубокого понимания содержания и целей основного документа.
2. Использование в различных сферах: Пояснительные записки могут применяться в различных областях, таких как управление, экономика, юриспруденция и другие, где требуется дополнительное разъяснение.
3. Структура документа: Обычно пояснительная записка включает в себя вводную часть, основную часть с разъяснениями и заключение, что позволяет четко и логично передать информацию.

Таким образом, пояснительная записка является важным инструментом для обеспечения ясности и понимания в официальных документах и процессах.