При регистрации документа в компании важно правильно заполнять регистрационную карточку, чтобы обеспечить точный учет и обработку документов. Рассмотрим, чем отличаются поля в карточке входящего документа и когда они заполняются:
-
Дата получения: Это дата, когда документ фактически поступил в компанию. Она проставляется в момент регистрации документа в компании. Эта дата важна для отслеживания времени поступления документов и соблюдения сроков их обработки.
-
Входящий номер: Это уникальный номер, который присваивается документу при его регистрации в компании. Входящий номер помогает идентифицировать документ в системе учета компании. Этот номер также проставляется в момент регистрации документа.
-
Дата документа: Это дата, которая проставлена в самом документе отправителем. Она отражает, когда документ был создан или подписан отправляющей стороной. Эта дата важна для понимания актуальности информации, содержащейся в документе.
-
№ документа: Это номер, который указан в документе отправителем. Он служит для идентификации документа в системе учета отправляющей стороны и может использоваться для ссылок или переписки с отправителем.
Таким образом, поля "Дата получения" и "Входящий номер" заполняются в момент регистрации документа в компании, а "Дата документа" и "№ документа" берутся из самого документа, как они были указаны отправителем. Это позволяет компании эффективно управлять документооборотом и обеспечивать точность учета.