Рассылка распорядительного документа осуществляется в соответствии …

Другие предметы Колледж Рассылка документов основы делопроизводства колледж распорядительный документ рассылка документа делопроизводственные процедуры оформление документов управление документацией правила делопроизводства колледж делопроизводство документационное обеспечение Новый

Рассылка распорядительного документа осуществляется в соответствии с установленными правилами и процедурами делопроизводства. Давайте рассмотрим основные шаги, которые необходимо выполнить для правильной организации рассылки распорядительных документов.

1. Подготовка документа:
   • Убедитесь, что документ полностью готов и подписан уполномоченным лицом.
   • Проверьте наличие всех необходимых приложений и сопроводительных материалов.
2. Определение получателей:
   • Составьте список всех организаций и лиц, которым необходимо направить документ.
   • Убедитесь, что у вас есть актуальные контактные данные получателей.
3. Выбор способа рассылки:
   • Определите, каким образом будет осуществляться рассылка: почтой, электронной почтой, факсом или другим способом.
   • Если документ отправляется по почте, подготовьте конверты и адресные ярлыки.
4. Регистрация рассылки:
   • Зарегистрируйте документ в журнале исходящей корреспонденции.
   • Укажите дату отправки, способ отправки и список получателей.
5. Отправка документа:
   • Отправьте документ выбранным способом.
   • Если это электронная почта, убедитесь, что все файлы прикреплены и адреса получателей указаны правильно.
6. Контроль за доставкой:
   • Отслеживайте статус доставки, особенно если документ был отправлен почтой.
   • При необходимости получите подтверждение о получении документа от получателей.

Следуя этим шагам, вы сможете эффективно организовать рассылку распорядительных документов и обеспечить их своевременное получение всеми заинтересованными сторонами.