Петр, как опытный руководитель проекта, понимает, что успешное внедрение системы документооборота зависит не только от требований и ожиданий менеджеров, но и от понимания реальных нужд и проблем рядовых сотрудников, которые будут непосредственно работать с новой системой. Вот как он может объяснить свое решение:

• Понимание реальных процессов: Рядовые сотрудники, в отличие от менеджеров, ежедневно сталкиваются с текущими процессами документооборота. Они могут дать ценные инсайты о том, какие функции и улучшения действительно необходимы.
• Выявление скрытых проблем: Встречи с рядовыми сотрудниками позволяют выявить проблемы, которые могут быть не очевидны на уровне управления. Это помогает создать систему, которая решает реальные, а не предполагаемые проблемы.
• Повышение мотивации: Вовлечение сотрудников в процесс разработки и внедрения системы может повысить их мотивацию и снизить текучесть кадров, так как они будут чувствовать свою значимость и вклад в проект.
• Обеспечение успешного внедрения: Если сотрудники будут довольны новой системой, это повысит вероятность ее успешного внедрения и использования, что в конечном итоге принесет пользу всей компании.
• Снижение сопротивления: Прямое взаимодействие с сотрудниками помогает снизить сопротивление изменениям, так как они будут заранее информированы и подготовлены к переходу на новую систему.

Таким образом, Петр объясняет, что его целью является создание системы, которая будет максимально адаптирована к реальным нуждам компании, а не просто соответствовать формальным требованиям. Это подход, который способствует успешному внедрению и долгосрочной эффективности проекта.