Схема документооборота – это важный инструмент, который помогает организовать процесс работы с документами в учреждении. Она охватывает все этапы жизненного цикла документов, от их создания до уничтожения. Давайте рассмотрим основные этапы, которые должна включать схема документооборота:

1. Создание документа: На этом этапе происходит разработка и оформление документа. Это может быть как текст, так и графика, в зависимости от типа документа.
2. Регистрация документа: После создания документ необходимо зарегистрировать. Это включает в себя присвоение ему уникального номера и занесение в реестр документов.
3. Согласование: Документ должен пройти процесс согласования, что может включать его отправку на рассмотрение различным должностным лицам или подразделениям.
4. Утверждение: После согласования документ утверждается уполномоченным лицом, что подтверждает его легитимность и готовность к использованию.
5. Распределение: Утвержденный документ распределяется среди заинтересованных сторон. Это может быть как печатная, так и электронная форма.
6. Исполнение: На этом этапе документ выполняется, и его содержание становится актуальным для работы.
7. Хранение: После исполнения документ необходимо правильно хранить. Это может быть как физическое хранение в архиве, так и электронное в системах документооборота.
8. Уничтожение: По истечении срока хранения или после выполнения всех необходимых действий документ может быть уничтожен, что также должно быть документально оформлено.

Таким образом, схема документооборота охватывает все эти этапы, что позволяет эффективно управлять документами и обеспечивает прозрачность процессов в организации.