Учетный документ, о котором идет речь, - это опись дел. Опись дел является основным видом научно-справочного аппарата архива и играет ключевую роль в организации и систематизации архивных материалов.

Давайте рассмотрим, что такое опись дел и как она функционирует в архивном деле:

• Определение описи дел: Это документ, который содержит перечень дел или документов, хранящихся в архиве, с указанием их характеристик и местонахождения.
• Цели описи:
  • Обеспечение оперативного поиска документов;
  • Упрощение доступа к информации;
  • Систематизация и упорядочивание архивных материалов.
• Структура описи:
  • Название документа;
  • Номер дела;
  • Сроки хранения;
  • Количество единиц хранения;
  • Краткое содержание или аннотация документа.
• Процесс составления описи:
  1. Сбор информации о делах и документах;
  2. Систематизация полученных данных;
  3. Формирование структуры описи;
  4. Заполнение всех необходимых реквизитов;
  5. Проверка и утверждение описи.

Таким образом, опись дел является важным инструментом для архивистов и пользователей архивов, позволяя эффективно управлять и использовать архивные ресурсы.