Уничтожение дел фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Этот документ является официальным подтверждением того, что определенные документы были выбраны для уничтожения, и в нем указывается информация о том, какие именно документы подлежат уничтожению, а также способ их уничтожения.

Давайте рассмотрим, какие шаги обычно включаются в процесс оформления акта:

1. Идентификация документов: На первом этапе необходимо определить, какие документы не подлежат хранению. Это может быть связано с истечением сроков хранения или с тем, что документы больше не актуальны.
2. Составление акта: После того как документы выбраны, составляется акт о выделении к уничтожению. В этом акте указываются:
• название организации;
• дата составления акта;
• перечень документов, подлежащих уничтожению;
• способ уничтожения (например, сжигание, shredding и т.д.);
• подписи ответственных лиц.
3. Утверждение акта: Акт должен быть подписан всеми ответственными лицами, включая членов экспертной комиссии, если такая имеется.
4. Фиксация уничтожения: После уничтожения документов необходимо зафиксировать этот процесс. Это может быть сделано в журнале учета или в отдельном протоколе.

Таким образом, акт о выделении к уничтожению является основным документом, который фиксирует уничтожение дел и обеспечивает прозрачность этого процесса.