Ваша компания имеет сотни контрагентов-юридических лиц. С каждым вы регулярно, минимум раз в месяц обмениваетесь нематериальными объектами стоимостью в десятки долларов и более. Каждый акт приема-передачи объектов сопровождается обсуждением их стоимости и особенностей поставки, составлением и подписанием документов, обменом этими документами. Что можно сделать средствами информационных технологий для того, чтобы обеспечить безопасность, минимизировать хищения объектов и сократить издержки на процедуру обмена в целом?

• использовать CRM-системы вместо обмена бумажными документами
• использовать электронную подпись
• использовать антивирусы и файрвол

Другие предметы Колледж Цифровая безопасность и управление документами цифровая экономика колледж информационные технологии безопасность данных обмен документами CRM-системы электронная подпись минимизация издержек антивирусы файрволы Новый

Для обеспечения безопасности, минимизации хищений объектов и сокращения издержек на процедуру обмена с контрагентами, можно использовать несколько информационных технологий. Давайте рассмотрим каждый из предложенных вариантов:

1. Использование CRM-систем вместо обмена бумажными документами:
   • CRM-системы (системы управления взаимоотношениями с клиентами) позволяют централизовать всю информацию о контрагентах и взаимодействиях с ними. Это уменьшает вероятность потери данных и упрощает доступ к необходимой информации.
   • Вместо бумажных документов, все данные об актах приема-передачи и их обсуждениях могут храниться в электронной форме, что ускоряет процесс обмена и снижает затраты на печать и хранение бумажных документов.
   • CRM-системы могут интегрироваться с другими системами, такими как электронная почта и мессенджеры, что позволяет автоматизировать многие процессы, например, напоминания о необходимости подписания документов.
2. Использование электронной подписи:
   • Электронная подпись обеспечивает юридическую значимость электронных документов, что позволяет отказаться от бумажных носителей и ускорить процесс подписания.
   • Она также повышает безопасность, так как подделать электронную подпись значительно сложнее, чем физическую.
   • Использование электронной подписи сокращает время на согласование и обмен документами, так как все действия могут быть выполнены удаленно и мгновенно.
3. Использование антивирусов и файрволов:
   • Антивирусы и файрволы защищают информационные системы от вирусов, вредоносного ПО и несанкционированного доступа, что критично для безопасности данных.
   • Регулярное обновление антивирусных баз и настройка файрволов помогает предотвратить кибератаки и утечки информации.
   • Эти меры обеспечивают защиту не только данных, но и самих нематериальных объектов, которыми обмениваются компании.

Внедрение всех этих технологий в комплексе позволит значительно повысить безопасность обмена, снизить риски хищений, и сократить издержки, связанные с бумажным документооборотом и ручными процессами.