Если в дело вместо подлинника включена копия документа, то она обязательно должна быть

• перепечатана
• записана в цифровом формате
• содержать гриф утверждения
• заверена

Другие предметы Университет Оформление архивных документов государственные архивы муниципальные архивы университет копия документа подлинник цифровой формат гриф утверждения заверенная копия архивные документы правила архивирования Новый

Когда в дело вместо подлинника документа включается его копия, необходимо учитывать несколько важных моментов. Давайте рассмотрим шаги, которые следует предпринять для правильного оформления копии документа:

1. Перепечатка или запись в цифровом формате: Копия документа должна быть либо перепечатана, либо записана в цифровом формате. Это необходимо для обеспечения четкости и удобства в дальнейшем использовании документа.
2. Гриф утверждения: На копии документа должен быть установлен гриф утверждения. Это означает, что документ прошел соответствующую проверку и одобрен уполномоченным лицом или организацией. Гриф утверждения подтверждает легитимность документа.
3. Заверение: Копия должна быть заверена. Это может быть сделано путем проставления печати или подписи ответственного лица, что также подтверждает, что копия является точной и достоверной репродукцией оригинала.

Таким образом, если вам необходимо включить копию документа в дело, убедитесь, что вы следуете этим шагам, чтобы обеспечить правильное оформление и законность использования копии. Это поможет избежать возможных юридических последствий и обеспечит сохранность информации.