Для того чтобы правильно выбрать вариант ответа для предложения "By the time the secretary returned, the fax ...", необходимо понять контекст и структуру предложения.

Фраза "By the time" указывает на то, что действие завершилось до определенного момента в будущем или прошлом. В данном случае, это момент, когда секретарь вернулся. Поэтому глагол, который мы будем использовать, должен быть в прошедшем времени и, скорее всего, в форме, которая указывает на завершенность действия.

Давайте рассмотрим возможные варианты ответов:

• 1. has been sent
• 2. had been sent
• 3. is sent
• 4. was sending

Теперь проанализируем каждый из них:

1. has been sent - это форма Present Perfect, которая указывает на действие, завершенное к настоящему моменту. Она не подходит, так как речь идет о прошлом.
2. had been sent - это форма Past Perfect, которая указывает на действие, завершенное до другого действия в прошлом. Это подходящий вариант, так как он соответствует контексту.
3. is sent - это форма Present Simple, которая не подходит, так как она не указывает на завершенность действия.
4. was sending - это форма Past Continuous, которая указывает на действие, происходившее в определенный момент в прошлом. Она также не подходит, так как не отражает завершенность действия.

Таким образом, правильный ответ - had been sent, так как он правильно передает смысл того, что факс был отправлен до того, как секретарь вернулся.