Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнеспроцессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем. Так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Другие предметы Университет Маршрутизация документов в бизнес-процессах управление контентом маршруты документов согласование документов бизнес-процессы система DIRECTUM служебная записка регламент согласования свободное согласование внутренние документы выбор маршрута Новый

В данной ситуации сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Важно выбрать правильный маршрут согласования в системе DIRECTUM, чтобы документ был обработан эффективно и в соответствии с установленными правилами компании.

Давайте рассмотрим варианты:

1. Свободное согласование: В этом случае исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. Это может быть полезно в ситуациях, когда нет четко установленного маршрута, и требуется гибкость в выборе участников согласования. Однако, это может привести к задержкам, если исполнитель не знаком с необходимой последовательностью действий.
2. Согласование по регламенту: Здесь последовательность операций для согласования документов уже заложена в системе. Это особенно полезно для стандартных процессов, где четко определены ответственные лица и порядок согласования. В случае служебной записки на получение средств, как указано, маршрут уже установлен: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель.

Исходя из описания, служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут. Это говорит о том, что процесс согласования стандартизирован и требует соблюдения определенного порядка. Поэтому, в данной ситуации рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту. Это обеспечит соблюдение всех необходимых этапов согласования и ускорит процесс обработки документа.

Выбор согласования по регламенту также минимизирует риски ошибок и задержек, так как система сама выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Это особенно важно для финансовых документов, где требуется высокая степень точности и контроля.