Для предоставления помещения для размещения архивных документов необходимо следовать определенным шагам и учитывать несколько ключевых документов. Рассмотрим эти шаги подробнее:

1. Подготовка распорядительного документа руководителя организации:
   • Руководитель организации должен издать распорядительный документ, в котором будет указано о создании архива.
   • В этом документе необходимо прописать цель создания архива, а также его функции и задачи.
2. Создание акта приемной комиссии:
   • После издания распорядительного документа, необходимо сформировать приемную комиссию.
   • Комиссия должна провести осмотр помещения, предназначенного для архива, и составить акт о его пригодности.
   • Акт должен содержать информацию о состоянии помещения, его площади, условиях хранения документов и других важных аспектах.
3. Получение решения Росархива:
   • После подготовки всех необходимых документов, организация должна обратиться в Росархив для получения решения о создании архива.
   • Росархив рассматривает представленные документы и выдает свое решение, которое подтверждает возможность создания архива.
4. Получение распорядительного документа органов государственной/муниципальной власти:
   • В некоторых случаях может потребоваться дополнительное согласование с органами государственной или муниципальной власти.
   • Необходимо подготовить соответствующий запрос и получить распорядительный документ, подтверждающий право на размещение архива.

Таким образом, процесс предоставления помещения для архивных документов включает в себя ряд последовательных шагов, каждый из которых требует внимательного подхода и соблюдения всех необходимых норм и правил. Важно помнить, что правильное оформление документов и соблюдение процедур обеспечит легитимность и эффективность работы архива.