При включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и отборе их на постоянное хранение действительно отдается предпочтение нотариально заверенным документам, копиям, дубликатам и подлинникам. Давайте разберем, почему это так важно и какие шаги необходимо предпринять для правильного отбора документов.

1. Определение типа документа:
   • Первым шагом является определение, к какому типу относится документ: подлинник, копия, дубликат или нотариально заверенный документ.
   • Подлинники являются основными документами, которые содержат оригинальную информацию и имеют наивысшую ценность.
   • Копии и дубликаты могут использоваться для хранения информации, но их ценность ниже, чем у подлинников.
   • Нотариально заверенные документы подтверждают подлинность информации и могут иметь юридическую силу.
2. Оценка юридической значимости:
   • Документы, имеющие юридическую значимость, такие как договоры, акты и свидетельства, должны быть отобраны в первую очередь.
   • Важно учитывать, как долго эти документы могут быть актуальными для правовых вопросов.
3. Проверка состояния документов:
   • Перед включением в архивный фонд необходимо проверить физическое состояние документов.
   • Документы должны быть в хорошем состоянии, чтобы обеспечить их долговечность при хранении.
4. Классификация и систематизация:
   • После отбора документы должны быть классифицированы и систематизированы для удобства хранения и поиска.
   • Это может включать создание описи и других вспомогательных материалов.
5. Хранение в архиве:
   • Отобранные документы должны быть переданы в архив для постоянного хранения.
   • Важно обеспечить соответствующие условия хранения, чтобы предотвратить их повреждение.

Таким образом, включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации требует внимательного подхода к отбору, оценке и хранению документов. Предпочтение отдается нотариально заверенным документам, копиям, дубликатам и подлинникам, поскольку они обеспечивают надежность и юридическую силу информации.