Специалист составлял план на день по алгоритму жестко-гибкого планирования (см. выдержку из плана в таблице ниже). Найдите, какие ошибки допустил специалист?

• В разделе «Жесткие задачи» совещание и переговоры запланированы очень плотно: если затянется совещание, сотрудники опоздают на переговоры, подрядчик будет терять время в ожидании. При планировании жестких задач следует оставлять небольшие промежутки свободного времени на форс-мажоры. В разделе «Гибкие задачи» не выделены приоритетные задачи и не определен ресурс времени на бюджетируемые задачи. Задача «Провести инструктаж» должна быть выделена как приоритетная и, так как она бюджетируемая, на эту задачу должен быть определен ресурс времени (например, 1,5 ч.).
• В разделе «Жесткие задачи» есть существенные пропуски – слишком много свободного времени, которое недопустимо оставлять незанятым. Часть гибких задач можно перенести в жесткую часть, уплотнив свой день, и таким образом избежать потерь времени. Например, совещание по проекту вполне можно провести между 11.00 и 14.00. Оставшуюся часть гибких задач делегировать и так освободить себе время на выполнение жестко привязанных ко времени задач.
• Все задачи из гибкой части следует перенести в жесткую часть. Это позволит обеспечить контролируемость выполнения задач. В гибкой части нужно указать только задачи, которые не имеют большого значения, не приоритетные, которые можно и не делать. Так как все приведенные в гибком списке задачи важны – они обязательно должны быть в жесткой части.
  

Другие предметы Университет Алгоритмы планирования задач тайм-менеджмент планирование задач жесткие задачи гибкие задачи ошибки в планировании приоритетные задачи ресурс времени управление временем алгоритм планирования эффективность работы Новый

В приведенном вами примере специалист допустил несколько ошибок при составлении плана на день по алгоритму жестко-гибкого планирования. Давайте разберем их подробнее.

1. Плотное планирование жестких задач

• Специалист запланировал совещание и переговоры слишком близко друг к другу. Это создает риск опозданий, если одно из мероприятий затянется. Важно оставлять промежутки между жесткими задачами для непредвиденных обстоятельств.

2. Отсутствие приоритетов в гибких задачах

• В разделе «Гибкие задачи» не выделены приоритетные задачи. Это затрудняет понимание, какие из задач требуют немедленного выполнения, а какие можно отложить.
• Задача «Провести инструктаж» должна быть определена как приоритетная, а также для нее должен быть установлен конкретный временной ресурс (например, 1,5 часа).

3. Избыточное свободное время в жестких задачах

• В разделе «Жесткие задачи» есть значительные промежутки свободного времени, которые нецелесообразно оставлять незанятыми. Это может привести к неэффективному использованию рабочего времени.
• Некоторые гибкие задачи можно перенести в жесткую часть, что поможет оптимизировать день и избежать потерь времени.

4. Неправильное распределение задач

• Все задачи из гибкой части следует перенести в жесткую часть, так как они все важны и требуют контроля. Гибкая часть должна содержать только незначительные задачи, которые можно отложить.

В итоге, для эффективного планирования специалисту стоит:

1. Оставлять промежутки между жесткими задачами для учета возможных задержек.
2. Выделять приоритетные задачи в гибком списке и определять для них временные ресурсы.
3. Сокращать свободное время в жестких задачах и оптимизировать распределение задач по времени.
4. Переносить важные задачи в жесткую часть, чтобы обеспечить их выполнение и контролируемость.

Следуя этим рекомендациям, специалист сможет более эффективно управлять своим временем и достигать поставленных целей.