В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

Другие предметы Университет Контроль за исполнением документов контроль за исполнением документов виды контроля контроль по существу контроль за сроками исполнения организация контроля управление документацией документационное обеспечение эффективность контроля секретарь и исполнители малый бизнес контроль Новый

Организация контроля за исполнением документов в небольшой компании требует четкой структуры и распределения обязанностей. В вашем случае, с наличием руководителя, секретаря и 15 исполнителей, можно выделить несколько шагов для эффективного контроля.

Шаги организации контроля:

1. Определение ответственности: Назначьте конкретные роли для каждого участника процесса. Руководитель будет отвечать за общий контроль, секретарь – за документооборот, а исполнители – за выполнение заданий.
2. Создание системы учета: Разработайте систему учета документов, которая будет включать в себя информацию о каждом документе: дату получения, ответственного исполнителя, срок исполнения и статус выполнения.
3. Регулярные проверки: Установите регулярные проверки исполнения документов. Это может быть еженедельное или ежемесячное совещание, на котором будут обсуждаться выполненные и невыполненные задания.
4. Использование программного обеспечения: Рассмотрите возможность внедрения программного обеспечения для управления документами, которое позволит отслеживать статусы и сроки выполнения в автоматическом режиме.
5. Обратная связь: Обеспечьте возможность обратной связи между исполнителями и руководством. Это поможет выявить проблемы на ранних стадиях и скорректировать процесс.

Контроль по существу и контроль за сроками исполнения:

• Контроль по существу: Этот вид контроля сосредоточен на том, насколько качественно и правильно исполнены задания, указанные в документах. Он включает в себя проверку соответствия результатов работы установленным требованиям и стандартам. Например, если исполнителю поручено подготовить отчет, контроль по существу будет заключаться в оценке содержания и качества этого отчета.
• Контроль за сроками исполнения: Этот контроль направлен на соблюдение временных рамок, установленных для выполнения заданий. Он включает в себя отслеживание сроков выполнения и выявление просроченных задач. Например, если отчет должен быть готов к определенной дате, контроль за сроками будет заключаться в проверке, выполнено ли задание вовремя.

Таким образом, для эффективного контроля за исполнением документов в компании необходимо сочетание обоих видов контроля, что позволит обеспечить как качество выполнения задач, так и их своевременность.