В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

• Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Другие предметы Университет Контроль исполнения документов управление контентом контроль исполнения документов отдел контроля текущий контроль предупредительный контроль эффективность контроля организация документов сроки исполнения управление документами функции отдела контроля Новый

Чтобы помочь сотрудникам отдела контроля лучше понять, как проводить предупредительный и текущий контроль исполнения документов, давайте подробно разберем каждый из этих типов контроля.

Предупредительный контроль

Предупредительный контроль направлен на предотвращение возможных задержек в исполнении документов. Он осуществляется заранее, чтобы у сотрудников было время на завершение работы над документами. Давайте разберем шаги выполнения предупредительного контроля:

1. Определение сроков: Установите, что предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа.
2. Подготовка списка: Составьте список всех документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня. Это позволит вам заранее выявить документы, которые требуют внимания.
3. Уведомление исполнителей: Информируйте исполнителей о приближающихся сроках, чтобы они могли своевременно завершить работу над документами.

Текущий контроль

Текущий контроль позволяет отслеживать состояние исполнения документов на момент их завершения. Это помогает понять, какие документы были выполнены вовремя, а какие требуют доработки. Рассмотрим шаги выполнения текущего контроля:

1. Определение сроков: Установите, что текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа.
2. Подготовка списка: Составьте список документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент. Это позволит вам увидеть, какие документы исполнены, а какие нет.
3. Анализ результатов: Проверьте, какие документы были исполнены вовремя, а какие нет, и примите меры для устранения задержек.

Таким образом, предупредительный контроль проводится заранее, чтобы предотвратить возможные проблемы, а текущий контроль позволяет оценить фактическое исполнение документов на момент их завершения. Эти процессы помогут улучшить управление документооборотом в компании.