Когда возникают расхождения между данными документов поставщика и фактическими данными, важно правильно оформить ситуацию. Для этого составляется акт приемки. В России существует несколько форм актов, которые могут использоваться в таких случаях. Однако наиболее распространенной является форма, установленная в соответствии с законодательством.

Основные шаги по составлению акта приемки:

1. Определите причины расхождений: Прежде всего, необходимо выяснить, какие именно расхождения имеются. Это могут быть различия в количестве, качестве или стоимости товаров.
2. Соберите все необходимые документы: Для составления акта потребуется иметь под рукой все документы, связанные с поставкой, включая накладные, счета-фактуры и другие сопроводительные документы.
3. Составьте акт приемки: В акте приемки должны быть указаны:
• Наименование организации-поставщика;
• Наименование вашей организации;
• Дата составления акта;
• Описание расхождений (например, указать, что было получено меньше единиц товара, чем указано в накладной);
• Подписи ответственных лиц с обеих сторон (представителей вашей организации и поставщика).
4. Подпишите акт: После составления акта его необходимо подписать как представителю вашей организации, так и представителю поставщика. Это подтверждает, что обе стороны согласны с указанными в акте данными.
5. Отправьте копию акта поставщику: После подписания акта обязательно отправьте его копию поставщику для их учета.

Таким образом, составление акта приемки при расхождениях с данными документов поставщика является важной процедурой, которая помогает зафиксировать и урегулировать возникшие несоответствия. Это также важно для дальнейшего учета и возможных претензий к поставщику.