Деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, – это официальный документ, который используется для коммуникации между организациями или индивидуумами. В таком письме важно учесть несколько ключевых аспектов, чтобы ответ был корректным и профессиональным. Давайте рассмотрим шаги по его составлению.

1. Определите структуру письма. Письмо должно быть оформлено в соответствии с общепринятыми стандартами. Обычно структура включает:
• Шапка письма (адрес отправителя, дата, адрес получателя)
• Приветствие
• Основная часть
• Заключение
• Подпись
2. Начните с шапки письма. Укажите свои контактные данные, дату написания письма и контактные данные адресата. Это необходимо для официального оформления документа.
3. Приветствие. Начните письмо с вежливого обращения к адресату. Например, "Уважаемый(ая) [ФИО]". Это создаёт положительное первое впечатление.
4. Основная часть. В этой части письма вы должны:
• Сослаться на письмо-просьбу, указав дату и суть запроса.
• Дать ответ на просьбу. Если вы можете удовлетворить запрос, изложите условия. Если нет, объясните причины отказа.
• При необходимости предложите альтернативные решения или варианты.
5. Заключение. Подведите итог вашему ответу. Выразите надежду на дальнейшее сотрудничество или предложите возможность задать дополнительные вопросы.
6. Подпись. Завершите письмо вашей подписью, указав ФИО и должность, а также контактные данные для обратной связи.

Важно помнить, что деловое письмо должно быть написано в вежливом и профессиональном тоне. Также стоит избегать излишне сложных формулировок и стараться быть максимально ясным и лаконичным.