Данный термин описывает номенклатуру дел. Это важный документ в системе управления документами и архивами любой организации. Давайте разберем, что такое номенклатура дел и как она функционирует.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список всех дел, которые ведутся в организации. В этом списке указываются:

• Наименования дел – это конкретные документы или группы документов, которые организация создает и хранит.
• Сроки хранения – это время, в течение которого документы должны храниться в организации, после чего они могут быть утилизированы или переданы в архив.

Теперь рассмотрим основные шаги, которые необходимо предпринять для создания номенклатуры дел:

1. Сбор информации – начните с анализа всех видов документации, которая ведется в вашей организации. Это могут быть как внутренние документы, так и документы, связанные с внешней деятельностью.
2. Классификация документов – сгруппируйте документы по категориям. Например, это могут быть финансовые документы, кадровые, юридические и т.д.
3. Определение сроков хранения – для каждой категории документов установите сроки хранения. Это можно сделать на основе законодательства, а также внутренних регламентов вашей организации.
4. Оформление номенклатуры – составьте сам документ в установленном порядке, включая все необходимые данные: наименования дел, сроки хранения, а также ответственных за их ведение.
5. Утверждение номенклатуры – представьте документ на утверждение руководству. После его утверждения номенклатура дел становится официальным регламентом для работы с документами в организации.

Важно помнить, что номенклатура дел должна периодически пересматриваться и обновляться в соответствии с изменениями в законодательстве или внутренними изменениями в организации. Это поможет обеспечить эффективное управление документами и соблюдение сроков хранения.