В вашем вопросе упоминается важный аспект управления документами в организации. Давайте разберем, что это значит и какие шаги необходимо предпринять для выполнения плановой проверки наличия и состояния документов.

1. Определение целей проверки: Прежде всего, необходимо установить, какие именно документы будут проверяться. Это могут быть как внутренние документы, так и внешние, например, лицензии или сертификаты.
2. Составление графика проверки: Проверка должна проводиться не реже одного раза в пять лет. Однако, если у вас есть требования от руководителя организации, то стоит запланировать проверку на ежегодной основе. Составьте график, который будет учитывать все необходимые документы.
3. Формирование рабочей группы: Для проведения проверки необходимо сформировать рабочую группу, которая будет ответственной за этот процесс. В группу могут входить сотрудники различных подразделений, которые имеют отношение к документам.
4. Проведение проверки: На этапе проверки важно внимательно просмотреть все документы, удостовериться в их наличии, актуальности и правильности оформления. Запишите все найденные несоответствия и недостатки.
5. Составление отчета: После завершения проверки необходимо подготовить отчет, в котором будут указаны все результаты проверки, а также рекомендации по устранению выявленных недостатков.
6. Реализация рекомендаций: После составления отчета важно организовать работу по устранению недостатков. Это может включать в себя обновление документов, их переоформление или даже создание новых.
7. Заключительный анализ: После выполнения всех рекомендаций стоит провести заключительный анализ, чтобы убедиться, что все недостатки устранены, и документы находятся в надлежащем состоянии.

Таким образом, плановая проверка документов – это важный процесс, который помогает поддерживать порядок в организации и обеспечивает соответствие всем необходимым требованиям. Не забывайте, что регулярные проверки помогают избежать больших проблем в будущем.