Справочная картотека является важным инструментом для организации и учета документов в любом учреждении. В данном случае она состоит из двух частей, каждая из которых выполняет свою функцию. Давайте рассмотрим, как правильно организовать эту картотеку и что включать в каждую из частей.

• Эта часть картотеки предназначена для учета документов, которые были направлены в структурные подразделения, но еще не исполнены.
• Каждая карточка должна содержать следующую информацию:
  • Номер документа
  • Дата направления
  • Содержание документа (краткое описание)
  • Структурное подразделение, которому направлен документ
  • Срок исполнения
  • Ответственное лицо
• Важно регулярно обновлять информацию в этой части картотеки, чтобы отслеживать статус исполнения документов.

• Эта часть картотеки включает документы, которые уже были исполнены и завершены.
• Карточки в этой части должны содержать:
  • Номер документа
  • Дата исполнения
  • Содержание документа
  • Структурное подразделение, которое исполнило документ
  • ФИО ответственного лица, которое занималось исполнением
  • Примечания (если есть дополнительные комментарии или важные детали)
• Эта информация помогает в дальнейшем анализе работы подразделений и позволяет оценить эффективность исполнения документов.

Таким образом, правильно организованная справочная картотека обеспечивает эффективное управление документами и помогает контролировать их исполнение. Не забывайте о важности регулярного обновления и проверки информации в обеих частях картотеки!