Когда проект подтвержден, важно правильно зафиксировать смету, чтобы избежать недоразумений в будущем. Вот шаги, которые следует предпринять:

1. Подготовка сметы: Убедитесь, что смета полностью отражает все расходы, связанные с проектом. Включите в нее все необходимые статьи затрат, такие как материалы, трудозатраты, аренда оборудования и прочие расходы.
2. Фиксация сметы: Смету необходимо зафиксировать в официальном документе, который будет являться приложением к договору. Это может быть отдельный документ или дополнение к основному договору.
3. Согласование с партнерами: После подготовки сметы отправьте ее всем заинтересованным сторонам для согласования. Это можно сделать через электронную почту или мессенджеры, но обязательно зафиксируйте согласие всех сторон.
4. Документирование договоренностей: Все договоренности, достигнутые в процессе обсуждения сметы, должны быть зафиксированы. Это может быть сделано в виде переписки по электронной почте или сообщений в мессенджерах. Важно, чтобы все участники проекта имели доступ к этой информации.
5. Подписание документов: После того как все стороны согласны с сметой, необходимо подписать все документы. Это может быть как физическая подпись, так и электронная, в зависимости от практики вашей организации.

Таким образом, фиксируя смету, вы создаете прозрачные условия для всех участников проекта и минимизируете риски недопонимания в будущем.