Внемашинные информационные ресурсы предприятия представляют собой совокупность данных, которые хранятся и обрабатываются вне компьютерных систем. Эти ресурсы являются важной частью информационной инфраструктуры любого предприятия, так как они обеспечивают доступ к критически важной информации, необходимой для принятия управленческих решений и эффективного функционирования бизнеса.

Ключевые виды внемашинных информационных ресурсов включают в себя документы, отчеты, книги, журналы, каталоги и другие источники информации, которые существуют в физической форме. Эти ресурсы могут быть как внутренними, так и внешними по отношению к предприятию. Внутренние ресурсы обычно включают в себя документы, создаваемые в рамках деятельности компании, такие как бухгалтерские отчеты, планы проектов и результаты исследований. Внешние ресурсы могут включать в себя данные, полученные из внешних источников, таких как государственные отчеты, научные публикации и рыночные исследования.

Для предприятия важно эффективно управлять внемашинными информационными ресурсами, так как это позволяет улучшить качество принимаемых решений и повысить конкурентоспособность. Управление такими ресурсами включает в себя несколько ключевых шагов. Во-первых, необходимо провести инвентаризацию всех доступных внемашинных ресурсов, чтобы определить, какие из них являются наиболее актуальными и полезными для текущих нужд компании. Это может включать в себя создание каталога ресурсов, который будет содержать информацию о каждом документе или источнике данных.

После инвентаризации важно обеспечить доступность и сохранность этих ресурсов. Это может включать в себя создание систем хранения и архивирования, которые позволят легко находить и использовать нужные документы. Для этого могут использоваться как традиционные методы хранения, такие как архивные шкафы и картотеки, так и более современные решения, такие как сканирование документов и их хранение в цифровом формате. Важно также обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и повреждений, что может включать в себя использование сейфов, систем контроля доступа и других мер безопасности.

Следующим шагом в управлении внемашинными ресурсами является организация их эффективного использования. Это может включать в себя обучение сотрудников тому, как правильно искать и использовать необходимые документы, а также разработку процедур для регулярного обновления информации. Например, в случае использования внешних источников данных, таких как рыночные исследования, важно регулярно проверять их актуальность и при необходимости обновлять информацию.

Одним из ключевых аспектов управления внемашинными ресурсами является интеграция их с машинными информационными системами. Это позволяет объединить данные из различных источников и обеспечить их более полное и всестороннее использование. Например, сканирование и оцифровка бумажных документов позволяет интегрировать их в электронные системы управления документами, что обеспечивает более удобный доступ и обработку информации.

Кроме того, важно учитывать правовые и этические аспекты использования внемашинных информационных ресурсов. Это может включать в себя соблюдение авторских прав, конфиденциальности данных и других законодательных требований. Например, при использовании данных из внешних источников необходимо убедиться, что у компании есть все необходимые разрешения и лицензии для их использования.

Таким образом, внемашинные информационные ресурсы предприятия являются важной составляющей его информационной инфраструктуры. Эффективное управление этими ресурсами позволяет улучшить качество принимаемых решений, повысить эффективность бизнес-процессов и обеспечить конкурентные преимущества на рынке. Важно помнить о необходимости их интеграции с машинными системами, обеспечения безопасности и соблюдения всех правовых требований.